Comment réduire les frais de roaming de ses collaborateurs ?

Partout dans le monde, de nombreuses entreprises doivent envoyer leurs employés dans des pays étrangers pour des séminaires, formations, réunions de travail, rendez-vous professionnels etc. Bien que cette perspective soit excitante pour les employés comme pour l’employeur, les frais élevés du roaming liés à l’utilisation des données et aux appels passés à l’étranger sont souvent négligés.

Le roaming, c’est quoi ?

Le roaming (itinérance) est l’utilisation de votre téléphone portable sur un réseau étranger mais il s’agit toujours de votre fournisseur de réseau habituel qui vous facture. Le roaming vous permet de recevoir et d’effectuer des appels partout dans le monde sans avoir à basculer sur un réseau local ou acheter une nouvelle carte SIM.

Si vos employés voyagent à l’étranger, il est important qu’ils restent constamment connectés à internet pour rester joignable, répondre à leurs mails, se rendre d’un point A à un point B dans une ville méconnue et plus globalement, il est nécessaire qu’ils aient accès aux informations importantes qui les aideraient dans leur transaction commerciale.

Selon certaines études, les frais de roaming pour un voyage d’affaires international d’une semaine atteignent en moyenne 1000 euros. Toutefois, les entreprises peuvent considérablement réduire ces coûts si elles adoptent une ligne directrice et qu’elles informent leurs employés en déplacement en conséquence.

Voici quelques suggestions :

1. Télécharger tout le nécessaire avant le voyage

Avant de partir, assurez vous que vos employés recherchent leur destination et qu’ils téléchargent au préalable les plans, itinéraires et guides touristiques de la ville sur leur téléphone portable pour qu’ils puissent les utiliser hors ligne quand ils arrivent.

2. Vérifier les réglages

Certaines applications pour Smartphone continuent à utiliser des données à l’étranger (et cela coûte très cher) même si l’utilisateur ne les utilisent pas à un moment précis, y compris les mises à jour automatiques. La meilleure façon d’éviter cela est de désactiver complètement les données à l’étranger. Demandez à votre opérateur comment procéder si vous ne savez pas comment effectuer cette manipulation.

3. Utiliser un réseau Wi-Fi

C’est la meilleure solution. Accéder à Internet via 3G ou 4G avec votre téléphone coûte de l’argent, mais utiliser un réseau Wi-Fi local nne l’est généralement pas. Par exemple, B-WiFi est la solution idéale si vos employés voyagent partout dans le monde. Nous offrons une alternative abordable au roaming. Tout ce que vous avez à faire est de réserver une miniBox (boitier suffisamment petit pour pouvoir être rangé dans la poche) avec vos dates de voyage et les détails de livraison. Vous pouvez également disposer de nos appareils directement dans vos bureaux toute l’année. Grâce à cet appareil, vos employés peuvent disposer de leur propre réseau Wi-Fi personnel en déplacement et y connecter jusqu’à 5 appareils (téléphone, tablette, ordinateur portable). Cela leur permet d’utiliser les données librement et de ne pas laisser les frais de roaming les empêcher d’effectuer d’importantes tâches personnelles ou liées à l’entreprise.

4. Ajouter des extras à votre forfait

Si vous avez une idée précise du nombre de Giga Octets que vos employés comptent utiliser sur le lieu de destination, la plupart des opérateurs mobiles offrent des extra/bonus internet à un prix fixe qui peuvent être acheter en avance. Vous pouvez contacter le service client de votre opérateur pour plus d’informations. Néanmoins, c’est une option peu recommandée car il est en effet difficile d’évaluer la quantité de données que vos collaborateurs utiliseront.

5. Activer l’économiseur de données depuis vos applications préférées

Certaines applications contiennent la possibilité d’activer leur mode d’économie de données ou encore de n’effectuer leur mise à jour seulement via une connexion en Wi-Fi. Certains réseaux sociaux propose également de réduire la qualité des images et d’empêcher la lecture automatique des vidéos dans le fil d’actualité :

Facebook : Depuis le menu de votre compte, cliquer sur Paramètres et Vie Privée et ensuite sur Paramètres. Défiler le menu jusqu’à ce que vous le trouviez la section Médias et contacts, Le menu Vidéos et Photos vous permet alors d’activer ou de désactiver le mode HD. Vous pouvez aussi choisir si vous souhaitez la lecture automatique des vidéos lorsque vous êtes en connexion 4G ou Wi-Fi, seulement en Wi-Fi ou simplement de ne jamais lancer automatiquement une vidéo.

Instagram : Depuis le menu de votre compte, cliquez sur Paramètres puis la rubrique Compte. Vous avez alors accès au menu Utilisation des données cellulaires qui vous donne la possibilité d’activer ou de désactiver l’option Utiliser moins de données : les photos et vidéos peuvent prendre plus longtemps à charger qu’habituellement.

Twitter : Cliquez sur votre Photo de profil (en haut à gauche), ensuite sur Réglages et Confidentialité. Le menu Utilisation des données vous propose un large choix d’options qui vous permettront d’optimiser et de personnaliser votre utilisation des données à l’étranger.

6. Changer de carte SIM

Un autre moyen de réduire ces frais consiste à fournir à vos employés une nouvelle carte SIM de l’opérateur de sa destination. Bien que cela permette de réduire les frais, ce n’est pas un choix judicieux car il implique d’enlever sa carte SIM personnelle et donc de ne plus être joignable sur son numéro habituel, avec le risque de la perdre. 

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